Onboarding av personal i Coronatider

29 april 2020

Hur kan man skapa en engagerande upplevelse av introduktionsprocessen?

Lär dig mer om fördelarna och undvik fällorna med remote onboarding 

Introduktionsprocessen blir allt viktigare för att nya medarbetare ska känna sig välkomna, lära känna företaget och snabbare kunna bidra till verksamheten. Att använda digitala hjälpmedel blir allt vanligare men när den mänskliga kontakten till en del sker på distans finns det mycket att tänka på för att allt ska fungera bra för alla parter.

Här delar tre företag med sig av sina bästa tips för hur man kan arbeta med remote onboarding i sin introduktionsprocess.

Thamawit, IT Manager, Home appliance industry

How is regular on-site onboarding different from remote onboarding in your company?

What adjustments have you had to make (if any)?

For digital onboarding, I rely on tools that we use in the company. In a regular onboarding, a new person will be welcomed and meet colleagues in person. For digital onboarding, it is essential that you use video conferencing and collaboration tools to welcome a new person and support the onboarding process.

What does a typical remote onboarding look like? Which parts are included?

Face-to-face welcome, introducing a new person to the team to build an engaging virtual culture, have a regular one-to-one meeting to provide and collect feedback, support a new person allowing them to get familiar with the company culture

What is needed to achieve a successful remote onboarding?

·         A manager needs to have an onboarding plan. This will ensure that you have a consistent and repeatable process.

·         Prepare equipment and accesses in advance. You may have to ship a laptop to a new person.

·         Face-to-face welcome by using video conference. It should be done 1-1 with the manager and together with the whole team. It will make a new person feel welcomed to the team.

·         Schedule meetings to discuss the progress, expectations and get feedback. It can be done once a week or bi-weekly.

·         In summary, you need a plan, tools and coordination. 

What tips would you like to give companies that are unsure if remote onboarding works?

Ensure that you provide and share information. It is vital that you support him/her to build relationships with colleagues on your team. Managers should help a new person to feel a sense of belonging to the team even if he/she will be working remotely.

 

Hasibul, Head of Technical Support, Telecom Industry

How is regular on-site onboarding different from remote onboarding in your company?

What adjustments have you had to make (if any)?

It takes more time. Face-to-face introductory presentation is more dynamic and less tiring for both parties. In face-to-face, introduction can be combined with roaming around the office and introducing to new colleagues. This is not the case over the web. So, the presentations had to be spaced between a few days. It was necessary to handover a pc, headset etc. and that was done by meeting the new colleague at the office.

What does a typical remote onboarding look like? Which parts are included?

I would say that it is pretty much the same as face-to-face, but it needs to be spread over a few days. Introductory presentation. Presentation to a few colleagues over the web. Several sessions of training. Sort out all the accesses to systems. Typically, in face-to-face cases, some of the accesses are sorted out by the new employee at the office with the help of other colleagues. In the case of web onboarding, most of the accesses will be sorted by the employer.  

What is needed to achieve a successful remote onboarding?

We are yet to find out but so far ok. It is important to see engagement from the new employee in the form of questions and comments. The presenter should ask for regular feedback during web sessions to make sure that the content clear, the speed of the presentation is appropriate, if any breaks are needed etc. As much as possible, share material beforehand and give time before and after presentations to prepare and absorb.

What tips would you like to give companies that are unsure if remote onboarding works? 

Plan ahead and plan for a longer time. Establish a way to stay in touch, for example phone/skype /Microsoft teams etc. During calls, always turn the video on to see each other. Present a rough plan to the new employee. We will assign an existing employee as “online mentor” to help for the next 1-2 months. Do not make the presentations overly formal. We still need to interact and build a relationship so leave some space for chit chat. 

 

Sanna, Talent Acquisition Specialist, FMCG

Hur skiljer sig er ordinarie fysiska onboarding med en remote onboarding? Vilka anpassningar har ni behövt göra (om några)?

Vi arbetar väldigt mycket över de nordiska gränserna, så redan innan pandemin slog till tittade vi på hur man kan strömlinjeforma onboardingprocessen för team som arbetar en del remote. Organisationen är rätt van vid att träffas digitalt men det som kanske kan upplevas lite mer utmanande är hur man skapar den mänskliga kontakten.

Ett exempel på vad vi gör är videohälsningar från medlemmarna i vår ledning som skickas med i välkomstmejlen till nyanställda. De är inte individanpassade men ändå mer personliga än en typisk ”corporate pitch”. Vi ser till att kontaktuppgifter till alla viktiga kontaktpunkter finns med där också.

Ett annat verktyg vi använder oss av är Degreed -  en webbaserad läroplattform. Vi introducerade det redan för tre år sen. Plattformen innebär att vi kan skapa olika ”pathways” som samlar ihop och länkar till olika interna dokument och resurser, samt externa resurser (till exempel artiklar, statistik etc). Det funkar så att man plockar ihop en mapp som en person har tillgång till med viktig och relevant info. Detta underlättar för nyanställda att komma in i företaget lite snabbare och ge dem en kontext.

Hur kan en typisk remote onboarding se ut hos er? Vilka delar ingår?

Mycket av ansvaret för koordineringen av onboardingen ligger på varje anställande chef. Vi på HR har mallar med vad vi föreslår ska ingå och hur man kan lägga upp onboardingen.

Förutom de självklara delarna så uppmanar vi alltid till att säkerställa att det kommuniceras vilka alternativa kontaktpersoner den nyanställda kan kontakta vid behov. Det är även viktigt att komma ihåg att boka in uppföljningssamtal för att kolla hur det går för den anställda. Även om man absolut kan förvänta sig att medarbetaren ska fråga kring saker de inte förstår så måste chefen också bjuda in till det.

Vad krävs för att få till en lyckad remote onboarding?

Jag tror att det krävs att man vågar vara lite mer personlig, snabbare. Det är lätt att man blir formell i en sådan här setup. Ta tiden och berätta lite personliga saker. Du behöver inte vara privat, men personlig. Det är viktigt att sätta tonen, ge tips till medarbetaren om hur man kan få det att fungera med att jobba hemifrån, vilka förväntningar de har på tillgänglighet och komma med tips.

Kom ihåg att boka luncher med teamet och regelbundna uppföljningar. Då man som nyanställd inte kan observera sin omgivning på samma sätt så finns det ingen man kan modellera sitt beteende på. Då måste förväntningarna vara mer explicita.

Vid teamsmöten, bjud in till samtal. Ha alltid ha kameran på. Annars är det jättesvårt att skapa den där kontakten. Sen kan man skicka blommor hem till personen inför första dagen för att få dem att känna sig välkomna.

Hos oss har vi även satt upp en Whatsapp-grupp för lite mer lättsamma konversationer. Det tror jag hjälper.

Vilka tips vill du ge företag som är osäkra på om remote onboarding funkar?

Man ska inte vara rädd för remote onboarding i sig men det krävs anpassning. Man får vara medveten om att det krävs mer av chefen. Finns kapaciteten? Finns kunskapen? Ur ett employer branding-perspektiv är det viktigt att det upplevelsemässigt blir bra för den nyanställda. Hur kan jag säkerställa det? Sen ska man komma ihåg att detta inte varar för alltid. Det är en avvägning som mycket annat. Har vi råd att låta bli?